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Réussir sa certification ISO 9001 :2015 –

Cinquième partie – Les exigences de la norme ISO 9001 version 2015

Présenter les exigences de la norme ISO 9001 en 34 slides dans son organisme pourrait inquiéter et embrouiller les participants de la démarche qualité selon un article de Blog Qualité de Florence Gillet Goinard  (Voir dans son post le fail tip n°2 pour rater à tous les coups sa certification ISO 9001 version 2015).

Comme dans les articles précédents, voici quelques pistes pour réfléchir sur des recettes toutes faites pour (ne pas) rater sa certification.

34 slides pour décrire les exigences de la norme ISO 9001 c’est trop ou c’est pas assez?

Les exigences applicables de la norme ISO 9001:2015 disponible en format A4 sont énoncées sur 20 pages. Certains auteurs évaluent leur nombre autour de 305/310 exigences.

Décrire les exigences de la norme ISO  9001 sur 34 slides, cela revient à présenter 9 exigences par slide.

Chaque exigence nécessite de la réflexion de la part des participants pour être assimilées.

Chaque exigence amène des questions, des commentaires sur les modalités d’application pour son secteur d’activité et son propre organisme.

Enfin, chaque exigence se réfère à des bonnes pratiques qu’il faut connaître. Celles-ci ne sont pas des grandes inconnues chez les spécialistes de la qualité et dans les organismes déjà engagés dans la certification ISO 9001 (voir à ce sujet l’article citant l’enquête conduite par le comité technique ISO/TC 176/SC 2 de l’ISO ).

Pour comprendre les exigences de la norme ISO 9001, il faut par ailleurs tenir compte des références croisées, c’est à dire des exigences qui citent des exigences définies dans d’autres paragraphes. Par exemple, le paragraphe 4.3 “Détermination du domaine d’application du système de management de la qualité” fait référence au paragraphe 4.1 “Compréhension de l’organisme et de son contexte”. Les termes employés par la norme sont eux-mêmes en relation avec leur définition donnée dans la norme ISO 9000. De plus, la lecture des exigences ISO 9001 se fait au regard des 20 pages constituant les  rubriques introductives et les annexes.

Il faut aussi prendre en compte les sept principes du management de la qualité, le cycle PDCA (Plan Do Check Act, vous en trouverez une illustration un peu plus loin dans cet article), l’approche par les risques et tous les concepts décrits dans la norme ISO 9000,…  Il faut donc rajouter aux 40 pages de la norme ISO 9001 les 60 pages de la norme ISO 9000, soit un total de 100 pages.

Autrement dit, se limiter à une présentation linéaire des exigences de la norme ISO 9001 est assez risquée pour la bonne compréhension du référentiel.

Pour la formation de l’équipe en charge de conduire la démarche qualité, susceptible d’expliquer aux autres les exigences, 34 slides semblent bien insuffisantes pour décrire la richesse de la norme ISO 9001. Comme je l’évoquais dans l’article du 17 décembre dernier (7 conseils pour devenir auditeur qualité interne), un minimum de formation de 14 heures à la norme ISO 9001 est indispensable pour faire le tour des exigences du référentiel. Cette durée peut être néanmoins raccourcie pour ceux qui maîtrisent déjà la norme ISO 9001 dans sa version 2008.

Connaître les exigences ISO 9001:2015 pour quoi faire?

Ces exigences définissent un cadre pour :

• Fournir en permanence des produits et des services qui répondent aux exigences client et réglementaires ;
• Saisir des opportunités d’amélioration de la satisfaction du client. Ces opportunités sont celles généralement offertes par le contexte économique de l’organisme en accord avec sa stratégie, ses objectifs et en prenant en compte les risques associés;

Un organisme doit respecter toutes les exigences de la norme ISO 9001 qui lui sont applicables s’il veut obtenir la certification ISO 9001 (voir le premier article de la série réussir sa certification ISO 9001 ).

Monsieur Jourdain faisait de la prose sans le savoir. Ce n’est pas du tout le cas d’un organisme demandant la certification ISO 9001, bien au contraire. L’organisme doit avoir défini, et donc écrit, clairement le domaine d’application de son système de management et  AUSSI démontré qu’il répond bien aux exigences de la norme ISO 9001 applicables avant de passer une audit de certification.

Lors de la certification, le rôle de l’auditeur n’est pas de déduire les exigences applicables à l’organisme de celles qui ne le sont pas ou de considérer que telle ou telle activité, telle ou telle information documentée peut répondre à l’ISO 9001.

Par exemple, une des exigences de la norme ISO 9001 demande à ce que l’organisme conserve des informations documentées pour consigner les résultats d’audit interne. Il est communément admis que ces informations documentées sont conservées dans un document appelé rapport d’audit. Sans ce document incluant les sujets habituellement traités (critères audités, conformité,…) le respect de l’exigence décrite dans le paragraphe 9.2.2 f) 2ième partie n’est pas possible.

La connaissance des exigences de la norme ISO 9001 est donc un pré-requis à la certification.

Par où commencer?

Par le début… c’est à dire par les concepts et le vocabulaires décrits dans l’ISO 9000. Il faut savoir que dans l’ISO 9001, chaque mot compte.

Donc avant même de vous lancer dans la rédaction d’un manuel qualité, d’un processus ou d’une procédure, il faut savoir ce qu’est un SMQ et l’approche processus, avoir une idée des grandes lignes de votre politique qualité. L’idéal est de faire réaliser un diagnostic qualité de votre organisation qui vous éclairera sur les activités à mener et vous aidera à poser les bonnes bases pour l’organisation de votre projet. (cliquez ici pour découvrir nos prestations de diagnostic qualité )

Résumé des exigences

Chapitre 0 Introduction : introduit à ce qu’est un SMQ selon l’ISO 9001. Le chapitre explique à qui s’adresse la norme et à quels avantages un organisme peut en retirer. Les concepts sont également balayés de manière rapide et vous êtes invité à consulter la norme ISO 9000 pour les détails. Ce chapitre présente également l’approche par les risques et une vision d’ensemble sur l’ISO 9001. Chapitre essentiel pour ceux qui démarrent la qualité, à ne pas sauter.

Chapitre 1 Domaine d’application : présentation globale des exigences et des pré-requis.

Chapitre 2 Références normatives : référence à l’ISO 9000 pour les concepts et le vocabulaire

Chapitre 3 Termes     et         définitions : idem que chapitre 2

 

Chapitre 4 Contexte de l’organisme : un organisme doit identifier les différents facteurs et aspects qui l’affectent et donc planifier ses processus et réaliser ses activités en conséquence.

Chapitre 5 Leadership : les leaders doivent créer un environnement interne dans lequel le personnel de l’organisme peut s’impliquer pleinement dans la réalisation des objectifs.

Chapitre 6 Planification : l’organisme doit planifier les activités en tenant des capacités de l’organisation, des contraintes et des ressources internes et externes. Bien planifiées les activités permettront d’atteindre les objectifs escomptés.

Chapitre  7 Support : ce chapitre explique les exigences relatives au « support ». Les ressources sont catégorisées selon trois aspects : les gens, l’environnement et les infrastructures. C’est  au § 7.5 Informations documentées que l’on trouve les exigences en matière de maîtrise de la documentation et des enregistrements.

Chapitre 8 Réalisation des activités opérationnelles : les exigences opérationnelles, de planification et de maîtrise concernant le cycle de vie du produit sont expliquées dans ce chapitre.

Chapitre 9 Évaluation des performances : tout ce que vous devez mettre en place pour mesurer et suivre la performance de votre organisme.

Chapitre 10 Amélioration : tout ce que vous devez faire pour vous améliorer.

Pour conclure ce sujet. Si vous présentez les 310 exigences de la norme sur 34 slides de manière linéaire, sans faire le rapport entre les exigences de la norme et les pratiques de la discipline cela pourrait inquiéter les participants, essentiellement sur votre aptitude à gérer le projet de certification.

Auteur : Marie-Laure Beiso – Tous droits réservés

Date de première publication : 9 février 2016

Dernière mise à jour : 2 mai 2021

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