Introduction
Nous savons maintenant tous qu'en raison d'une pandémie, de nombreuses personnes doivent rester chez elles et les entreprises ont incité le télétravail de leurs employés. Cela a pour beaucoup changé leurs habitudes y compris pour les services qualité.
Vous le savez peut-être déjà, le cycle des activités de l’audit repose sur la planification, la sélection des auditeurs, le plan d’audit, la notification aux audités, la réalisation de l’audit proprement dit sur le terrain, le rapport d’audit et la gestion des non conformités.
Dans cet article, nous allons nous concentrer sur la réalisation des audits terrains à distance où l’auditeur vient pour évaluer la conformité de votre de management de la qualité (SMQ). Pour cela, il doit interviewer les personnes responsables des activités et chercher des preuves effectives.
La procédure d’audit interne
Même dans une situation de crise sanitaire, vous n’êtes pas dispensé de réaliser vos audits internes. Alors, pour commencer, vous avez intérêt de mettre en place une certaine flexibilité dans leur planification.
Par exemple, dans votre procédure d'audit interne, vous préciserez que l'audit peut être effectué avec un délai de plus un ou deux mois (avec une justification) par rapport au programme d'audit initial. Cela vous permettra de faire face aux imprévus.
La pandémie est survenue sans préavis et vous devez justifier pourquoi l'audit ne peut pas être effectué selon le délai initial.
Donc, avec des procédures plus souples, vous pouvez plus facilement gérer un décalage de date sans remettre en cause l’efficacité de votre SMQ.
Des audits à distance sont également possibles, si par exemple certaines personnes travaillent à leur bureau et d'autres travaillent à domicile. Un audit à distance avec un outil de visioconférence comme Zoom ou Skype peut être programmé.
Si vous avez besoin de montrer des preuves durant l’audit, vous pouvez placer les documents dans un dossier partagé de type Dropbox ou Google Doc. Cela vous permettra de partager votre écran et d'ouvrir le document, ainsi vous apportez les preuves que l’auditeur demande.
Enfin, vous pouvez également prévoir des visites virtuelles avec une caméra ou un appareil photo afin de fournir à l’auditeur des éléments visuels.
La préparation est la clé du succès de tout audit à distance
Voici quelques conseils pour bien se préparer:
- Assurez-vous que toutes les personnes auditées sont disponibles aux horaires indiqués dans le plan d’audit et sont préparées pour l'audit. Les audités doivent savoir utiliser les outils numériques et adopter le comportement approprié (par exemple, ne pas écrire ses mails pendant que l’auditeur lit un document ou ne pas tenir de conversations en aparté pendant la réunion).
- Collaborez avec l'auditeur à tout moment pendant la phase de planification, en particulier si l'auditeur ne connaît pas votre entreprise pour lui apporter les informations utiles qui faciliteront l’audit.
- Soyez coordonné avec votre auditeur pour déterminer les outils numériques à utiliser et assurez-vous de respecter les mesures de cybersécurité de votre entreprise.
- Faites un test avec l’auditeur, quelques jours ou quelques semaines avant l’audit, en utilisant les outils de partage, de visioconférence et d’images.
- Déterminez les dates d'audit, assurez-vous que la logistique est prête et ainsi que les objectifs de l'audit peuvent être atteints.
- Effectuez une évaluation des risques pour déterminer quels processus, activités et sites peuvent être audités à distance.
- Préparez, rangez tous les documents nécessaires avant l'audit. Les personnes auditées doivent savoir exactement où trouver les documents (comme lors d’un audit sur site).
- Effectuez une visite de pré-audit de vos installations. Grâce à la géolocalisation, l’auditeur peut avoir accès aux plans des sites à auditer et guider son interlocuteur à distance. Dans certains cas, on peut prévoir de prendre des photos avec une personne référente sur le site audité, ou demander de zoomer.
- Juste avant l’audit, une invitation Email peut être envoyée à l’auditeur et aux audités avec un lien pour rejoindre une visioconférence en ligne, en un seul clic.
- Au démarrage de l’audit : faites un tour de table pour les présentations puis coupez les caméras pour garantir le meilleur flux possible.
Les – des audits à distance
- Des temps de préparation et de planification plus longs
- Un risque plus important pour la sécurité et la confidentialité des données
- Un doute accru sur la véracité et la qualité des preuves recueillies
- La possibilité d’instabilité dans la connexion informatique, source de retards et de frustrations
- Les audits à distance peuvent ne pas être suffisants ou inadaptés pour auditer correctement un SMQ
- Compliqué pour les entreprises utilisant des enregistrements papier. Cela prend du temps pour tout numériser, classer et stocker. Des pages peuvent être perdues et certains documents peuvent être de mauvaise qualité ou difficiles à lire.
- Pour ceux qui se sont lancés dans des visites virtuelles avec par exemple des lunettes connectées, la connexion n’était pas toujours au rendez-vous, le champ de vision limité pas forcément adapté et l’environnement sonore ne permettait pas dans tous les cas de bien saisir les questions et les réponses. De plus, certains pare-feu d’entreprises limitent la taille des vidéos et des photos et la mise au point avec le service informatique peut prendre du temps.
- Il ne peut pas être réalisé lorsque les audits se déroulent dans des zones sensibles, sécurisées ou d’accès restreint ou lorsque l’auditeur a accès à des documents confidentiels qu’il est interdit de partager, de prendre des photos ou de filmer.
- Evidemment moins d’interactions sociales : pas de repas partagé, pas de café, pas d’échanges off, pas de conseils, moins de discussions, juste de l’audit.
Les + des audits à distance
- La réalisation d'un audit interne à distance peut également être une bonne préparation pour gérer un audit externe à distance.
- Une plus grande flexibilité pour la planification des audits.
- Une durée d'audit plus ciblée.
- La possibilité d'échantillonner plus de processus.
- Une perturbation limitée au niveau des opérationnels.
- Des économies sur les frais de déplacement des auditeurs (et réduction de l'empreinte carbone).
- Une meilleure santé et sécurité, en particulier pendant la pandémie de COVID-19.
Mais ne vous leurrez pas, il n’est pas facile de rester concentré sur un écran et de lire les documents lorsque les gens vous attendent de l'autre côté. C’est vraiment difficile, alors soyez patient avec chaque participant, cela fait partie de la courbe d’apprentissage. L'idée est de montrer que toutes les ressources sont en place et qu’il n’y a aucun problème à auditer à distance.
Pensez également à inclure dans votre procédure d’audit, "qu'en cas d’impossibilité de réaliser un audit sur site, il est possible de le réaliser à distance et voici les outils utilisés, etc."
Si vous ne l'avez pas encore fait, mettez à jour votre procédure avant le prochain audit interne.
A noter aussi que les organismes de certification proposent aux clients qui le souhaitent de réaliser une partie de l’audit étape 2 à distance en visioconférence. La pandémie a très vite fait évoluer les mentalités.
Conclusion
Un dernier conseil, à l’heure où le télétravail s’est développé en accéléré dans les entreprises, la réunion en présentiel reste le moment où on va pouvoir trouver des solutions aux problèmes générés par le travail à distance.
Cela s’applique également pour les audits internes car c’est sur place que les échanges sont les plus riches et que l’on comprend le mieux les problèmes.
L’audit à distance n’est donc pas une solution miracle qui va remplacer l’audit sur site mais cela peut aider à faire face à des situations exceptionnelles.
Auteur : Marie-Laure Beiso
Date de première publication : 15 mars 2021