Temps 2 : la standardisation des processus métier
Deuxième temps de la démarche qualité, l’objectif de cette phase est d’aboutir à la modélisation de vos processus et d’obtenir une vision transversale de votre organisation.
La concurrence pousse les organismes à devenir de plus en plus performants et efficaces. La standardisation des processus couplée à l’approche par les risques est la réponse permettant de réduire l’incertitude et donc les risques économiques.
Standardiser ses processus métier permet de répondre aux exigences de la norme ISO 9001 (ou de tout autre référentiel de démarche qualité) de manière plus rapide tout en impliquant votre personnel et en créant de la cohérence et de la transparence pour votre organisation.
Selon la méthode développée par 8M Management, cinq étapes sont nécessaires à la standardisation :
- 1. Identification et catégorisation des processus stratégiques pour la performance, la qualité des produits et services et la satisfaction client, définition de leur contenu : processus de réalisation des produits et services de la demande client au sens large à la livraison et retours client, processus supports qui contribuent à la réalisation des produits et services et processus de direction fournissant un cadre cohérent pour déployer vos objectifs de performance et de qualité,
- 2. Analyse et optimisation des processus : détail des activités, ressources, éléments d’entrée et de sortie, informations, recensement des erreurs, lourdeurs, redondances, incohérences, risques, collecte des données sur les résultats des activités…
- 3. Définition des règles métier visant l’amélioration, la baisse des risques et automatisation de certaines tâches,
- 4. Formalisation des processus selon la méthode de modélisation adaptée à l’organisme, rédaction des documents nécessaires à votre système qualité (manuel qualité(1), fiches processus, procédures, instructions, enregistrements,…)
- 5. Mise en application.
La standardisation permet d’analyser et d’organiser les activités de manière optimale, de partager l’information et la connaissance en interne et avec les parties prenantes (clients, fournisseurs,…) tout en restant cohérent avec votre stratégie et vos objectifs.
L’organisation est plus lisible, le positionnement est renforcé.
(1) Le manuel qualité est le document spécifiant le système de management de la qualité. Il est obligatoire pour demander la certification ISO 9001 quelles que soient les versions.
ETAPE PRECEDENTE : Temps 1 DU DIAGNOSTIC AU PLAN D’ACTION – ETAPE SUIVANTE : Temps 3 PILOTAGE DE LA PERFORMANCE – RETOUR : PARCOURS GÉNÉRAL
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