Temps 4 : les audits et l’amélioration

Quatrième temps du parcours de votre démarche qualité,  les audits et l’amélioration vous permettent d’optimiser votre performance de manière durable et de soutenir votre développement.

Les audits

Les audits sont moteurs dans l’amélioration de votre système de management de la qualité.

Les processus sont interdépendants et il faut s’assurer qu’ils fonctionnent correctement et interagissent efficacement les uns par rapport aux autres. Pour cela, un auditeur qualifié vérifie la documentation associée aux processus et leur bon fonctionnement en configuration opérationnelle. Cet auditeur n’a aucune implication dans les activités auditées de manière à pouvoir proposer un point de vue impartial et neutre. Il collecte les informations, les preuves, les témoignages nécessaires pour valider la correspondance entre les processus standardisés, la pertinence du pilotage, la réalité du terrain et les résultats attendus. A partir des résultats d’audit, si des situations anormales sont observées (dysfonctionnement, retard, risque, lourdeur, incohérence,…), elles seront traitées par le système de management de la qualité.

La méthode 8M Management propose quatre étapes pour mener les audits qualité internes :

• 1. Planification des audits,
• 2. Préparation et réalisation des audits en configuration opérationnelle par des auditeurs qualifiés,
• 3. Rédaction du rapport d’audit pour rendre compte des résultats de l’audit auprès des entités concernées,
• 4. Prise en compte des situations anormales dans le système de management de la qualité pour leur traitement et suivi.

Ces audits qualité sont indispensables pour la demande d’une certification ISO 9001 (ou certains référentiels qualité).

Les auditeurs peuvent être formés directement dans l’entreprise (Voir la formation devenir auditeur qualité interne). Les audits qualité peuvent également être menés par un auditeur de 8M Management (votre notre offre audit qualité).

L’Amélioration

L’importance de l’amélioration est une partie intégrante du leadership d’un organisme. Cet état d’esprit résulte de la mise en place d’une culture, de règles de fonctionnement et de la réalisation des formations nécessaires aux employés pour qu’ils puissent proposer et concrétiser des améliorations.

L’enjeu est d’améliorer le système de management de la qualité sur le long terme. Il ne s’agit pas ici de “rafistoler” les processus et les procédures survenus lors d’un problème.

Une fois les processus standardisés et mis sous pilotage (temps 2 et temps 3 du parcours), il est important de garder une dynamique d’amélioration permanente de votre organisme en adéquation avec votre stratégie (temps 1) . Le projet d’amélioration peut porter sur :

• La satisfaction de vos clients,
• La qualité de vos produits et services,
• Vos performances opérationnelles et stratégiques,
• Vos objectifs de développement et de croissance, une innovation, une réorganisation, un nouvel outil ou procédé.

Les projets d’amélioration peuvent être lancés suite à des retours sur le fonctionnement de vos processus (pilotage, performance, audits qualité,…), des retours clients (voix du client, attentes, demandes particulières, réclamations, retours produit, insatisfaction,…) et par volonté managériale (revue de direction par exemple). Ces projets permettent de détecter des opportunités d’amélioration et de croissance pour votre organisme.

Il peut s’agir par exemple de revoir un processus ou un groupe de processus pour améliorer la conception ou la fabrication d’un produit, de créer un nouveau canal de vente qui s’interface correctement avec les autres processus, de doper la performance de traitement d’une activité,…

8M Management vous propose des outils et des formations en adéquation avec votre stratégie pour vos activités d’amélioration :

• Méthode de résolution des problèmes et outils qualité associés (créativité, collecte et analyse des données, prise de décision,…)
• Méthode PDCA (Plan, Do, Check, Act) de la roue de Deming pour mettre en œuvre le projet d’amélioration.

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