Les six étapes incontournables pour bien préparer un audit de ses systèmes de mesure

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Les six étapes incontournables pour bien préparer un audit de ses systèmes de mesure

Voici six étapes et des conseils relatifs à la métrologie pour bien préparer un audit tierce partie de certification ou d’accréditation sur vos équipements de contrôle, de mesure et d’essai.

Le niveau d’exigence demandé, peut différer d’un référentiel à l’autre (ISO 9001, ISO 17 020, ISO 17025…), cependant, il  y a plus de points communs que de différences. Ceci s’explique car les normes sur les principes fondamentaux de la métrologie restent les mêmes.

« Par exemple, dans la norme ISO 9001, les instruments de mesures doivent être vérifiés à des intervalles spécifiés par rapport à des étalons. Ces instruments doivent être adaptés aux risques encourus pour l’entreprise, dimensionnés par rapport à la détection d’anomalies, aux tolérances d’acceptation,… Les objectifs qui impactent la métrologie doivent être cohérents avec la politique générale et la stratégie de l’entreprise, la prise en compte des facteurs de risque et des besoins des parties intéressées pertinentes. »

Ce qu’on appelle la maîtrise des équipements de mesure et d’essai, au sens industriel du terme, englobe les dispositifs de mesure, les accessoires périphériques et l’environnement de travail pouvant influencer les mesures, la formation du personnel, les étalons et les gabarits.

L’audit de la fonction métrologique peut être l’un des moments les plus stressants de l’année pour votre équipe qualité car, dans certains cas,  c’est une barrière d’entrée à l’obtention d’une certification ou d’une accréditation : les investissements sont souvent importants pour répondre aux besoins et aux enjeux des mesures, réaliser des étalonnages fiables, acquérir les compétences métrologiques, etc. .

Néanmoins, même en audit de suivi ou de renouvellement, la préparation doit rester soigneuse.

Voici donc les 6 étapes incontournables relatifs à la métrologie pour bien se préparer à un audit tierce partie :

Étape 1. Localiser les dispositifs de mesure.

Etape 2. Vérifier la pertinence et la validité des étalonnages et des vérifications.

Etape 3. Passer vos dossiers en revue.

Etape 4. Valider l’adéquation des besoins d’étalonnage et de vérification.

Étape 5. Former suffisamment les équipes.

Étape 6. Assurer la sécurité du système d’information.

Étape 1: Localiser les dispositifs de mesure

La vérification de l’inventaire des équipements de mesure et des étalons associés est la priorité numéro 1 de la maîtrise de vos dispositifs de mesure.

Les dispositifs de mesure doivent être inventoriés et suivis de manière à être localisés et trouvés facilement. Les dispositifs de mesure perdus sont donc des cibles faciles pour les auditeurs.

Un dispositif de mesure perdu représente un risque d’erreur car s’il est trouvé à un autre endroit que celui où il devrait se trouver, il peut être potentiellement utilisé pour mesurer autre chose que son utilisation prévue initialement. Il en découle un risque d’obtenir des mesures erronées.

Pour illustrer, dans la norme ISO 9001, les dispositifs de mesure servent à mesurer la conformité du produit. Si un autre dispositif d’une précision moindre est utilisé, le produit peut être déclaré conforme alors qu’il ne l’est pas.

Les dispositifs de mesure perdus représentent également un investissement qui n’a plus de valeur ajoutée.

De plus, les identifications sur les équipements sont vérifiées lors des audits. Si un appareil ne dispose pas ou plus de son repérage, le plus souvent sous forme d’étiquette ou de gravure, permettant de l’identifier, comment pouvez-vous savoir qu’il est bien étalonné?

Etape 2. Vérifier la pertinence et la validité des étalonnages et des vérifications

L’utilisation d’un dispositif de mesure au-delà de la durée de validité de son étalonnage ou de sa vérification est une erreur facile à trouver pour l’auditeur.

Assurez-vous donc d’avoir pris les dispositions appropriées pour ne pas permettre leur utilisation intempestive.

Etape 3. Passer vos dossiers en revue

La vérification de l’inventaire inclut l’accessibilité à tous les dossiers du matériel : documents  d’étalonnage et de vérification, suivi de la maintenance préventive, études de besoin,…doivent être facilement accessibles.

De nombreuses industries, exigent la conservation des dossiers pendant plusieurs années, donc un système d’archivage fiable est essentiel pour répondre à cette exigence.

Enfin, lorsqu’un équipement de mesure est non conforme, vous devez enregistrer les mesures correctives qui ont été prises (réparation, déclassement,…).

Etape 4 : Valider l’adéquation des besoins d’étalonnage et de vérification

Lorsque les dispositifs de mesure sont étalonnés par un organisme extérieur, il est essentiel de vérifier le domaine d’application de son accréditation si elle existe. Ceci permet de s’assurer que le prestataire est qualifié pour étalonner vos appareils. Vérifiez également que les documents d’étalonnage ou de vérification accompagnant l’appareil comprennent les détails pertinents nécessaires pour l’utilisation que vous en faites. Un simple résultat n’est pas acceptable. Les auditeurs chercheront à vérifier la pertinence des informations fournies par ces documents. Cela suppose également que vous savez gérer ces documents.

Étape 5: Former suffisamment les équipes

L’efficacité de vos équipes dépend de divers facteurs, dont notamment la définition de processus clairs (voir à ce sujet l’article : Le fiches processus gage de la consistance de votre système qualité), l’environnement de travail et la formation. Ainsi, le manque de compétences peut conduire à une mauvaise utilisation des dispositifs de mesure. Le personnel a besoin de savoir quel appareil utiliser pour une application particulière, et de savoir également comment réaliser des mesures correctes avec l’appareil. Lorsque l’environnement de travail est un facteur d’influence, les utilisateurs ont besoin d’être formés sur l’impact que la température, la pression, l’humidité, la poussière, l’électromagnétisme, la luminosité,… et les autres facteurs externes peuvent avoir sur les résultats de mesure. Assurez-vous donc que votre programme de formation est adapté à vos besoins utilisateurs et gardez les preuves des formations (programme de formation, attestations,..).Même lorsque les utilisateurs sont formés, les erreurs peuvent se produire. Par exemple, lorsqu’un dispositif de mesure est endommagé ou mis au rebut, il peut arriver que l’appareil soit quand même utilisé. L’auditeur pourra poser des questions au personnel pour savoir s’ils savent quoi faire en quoi de problème. Autrement dit, pensez à former votre personnel pour qu’ils puissent signaliser les incidents sans peur de représailles professionnelles.

Étape 6: Assurer la maîtrise du système d’information

Le système d’information doit être suffisamment sécurisé pour éviter la falsification des données, ce qui aurait un impact majeur sur vos activités.

Pour les accès informatiques, créez des comptes avec des droits d’accès sécurisés et protégés par des mots de passe pour lesquels vous mettrez des dates d’expiration.

Mettez également en place un système fiable de sauvegarde des données.

Pour sécuriser l’accès aux documents papier, vous devez mettre en place une armoire fermée à clé dans une zone avec un accès restreint aux personnels autorisés.

Par ailleurs, sachez que les audits vous permettent de vous améliorer et vous poussent à maîtriser les risques d’erreur.

Investir dans un système de mesure fiable, tout en restant efficient par rapport aux objectifs, vous dégagera de graves problèmes au moment de l’évaluation des résultats de vérification des instruments. Des vérifications non conformes sur des appareils de mesure peuvent amener à décider jusqu’au retrait du produit dans certaines industries.

Finalement, pour conclure, l’audit ne vous dispense pas, même si le niveau d’exigence de votre référentiel ne le requiert pas toujours, de bien dimensionner votre parc d’instruments par rapport à l’utilité recherchée, de le vérifier correctement à des intervalles de temps pertinents avec le bon système d’étalonnage car ces activités  contribuent  elles aussi à la compétitivité et à la performance de votre entreprise.

Auteur : Marie-Laure Beiso

Première date de publication : 15 novembre 2017

Ressources :

Autre article sur les audits qualité : 7 conseils pour devenir auditeur qualité interne

Formation à l’audit : devenir auditeur qualité interne

Référence : Eric Gasper – four steps audit proof measurement,

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