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Réussir sa certification ISO 9001 :2015 –
Quatrième partie – Les réunions et le travail en groupe
Trois recettes (1) chez Florence Gillet Goinard, auteure du post sur les dix-neuf fail tips pour échouer sa démarche qualité ISO 9001 version 2015 à tous les coups sont en relation avec le travail seul ou en groupe et la durée d’une réunion (Voir le post). Ses opinions peuvent néanmoins être facilement argumentées.
La durée d’une réunion
Une réunion de quatre heures est-elle nuisible au bon déroulement d’une démarche qualité? C’est ce que suggère Florence Gillet Goinard, mais est-ce bien si sûr?
Ce qui amène aussitôt la question suivante :
Quelle est la durée idéale d’une réunion de travail ?
Les réunions d’une ou deux heures sont très courantes.
Par exemple, un brainstorming bien préparé d’une dizaine de personnes mené par un animateur formé peut donner de très bons résultats en une heure.
Une réunion de lancement, une revue de conception ou une revue de direction supportent très bien un format de deux à quatre heures, voire la journée, selon l’ampleur des sujets à aborder.
Un atelier de travail permettant de travailler en profondeur un sujet peut tout à fait s’envisager sur deux heures, la demi-journée ou la journée complète. Ce type d’atelier est apprécié, par exemple, lorsqu’on rédige des processus et des informations documentées avec les acteurs du processus. Il fait intervenir des experts du domaine pour répondre en temps réel aux problématiques de l’activité des autres participants.
Plus les réunions sont longues et plus vous avez intérêt de prévoir un planning avec des horaires étape par étape. Cela aidera les participants à structurer leur travail sur la durée. Il est d’ailleurs utile de rappeler lorsque les discussions s’éparpillent par rapport aux objectifs le temps restant d’une étape, cela encouragera les participants à rester concentrés et à rassembler leurs idées.
Des outils collaboratifs au service du mieux et du bien
Se doter d’outils collaboratifs en ligne permet notamment de réduire les temps inutiles pendant les réunions et d’améliorer l’implication des participants. Cela sous-entend néanmoins d’avoir défini ses besoins, fait l’adéquation avec les outils répondant aux besoins, éventuellement réglé des licences, déployé les solutions, formé les participants, fait des essais de l’outil, défini les rôles de chaque contributeur avant, pendant et après la réunion.
Un exemple d’activité collaborative : l’écriture synchrone en réunion
Parmi les outils collaboratifs, on peut citer par exemple Etherpad ou Framapad utilisés pour collecter des commentaires en temps réel lors des réunions.
Attention néanmoins.
Il ne faut pas demander à ceux qui ne sont ni à l’aise avec la rédaction ni avec un clavier de faire de l’écriture synchrone(2) via un outil de rédaction collaboratif en ligne. Cela s’apprend, mais il faut du temps.
Il y a également un minimum de précautions à prendre et mettre en place un code de bonne conduite. Par exemple, il faut savoir anticiper et canaliser les gestes erratiques tels que supprimer ou critiquer un texte sans un minimum de consensus, piller ou saccager le travail des autres ou modifier un texte alors que l’unité minimale de sens(3) n’a pas été rédigée.
S’isoler lorsque nécessaire, bien sûr!
Chacun son job, y compris dans les démarches qualité, et il ne faut pas confondre travail collaboratif avec tout faire ensemble, tout le temps. Il est donc utile dans certains cas de s’isoler pour réaliser ses propres tâches où l’intervention d’un tiers ne ferait que gêner.
L’on pourra néanmoins faire appel au cours de ses tâches à des tiers pour, par exemple, collecter des informations, déléguer des tâches simples ou expliquer les méthodes choisies. Et, soit dit en passant, un sujet rébarbatif pour le commun des mortels est peut-être un sujet exaltant pour des passionnés.
Dans la cinquième partie, je traiterai des exigences de la norme ISO 9001.
Fin de la quatrième partie.
Auteur : Marie-Laure Beiso – Tous droits réservés
Date de première publication : 31 janvier 2016
Notes
- (1) Il s’agit des recettes 5, 13, 14.
- (2) L’écriture synchrone consiste à rédiger en temps réel en même temps sur le même document. Des outils comme Etherpad ou Framapad permettent à chaque utilisateur de rédiger sur le même document en même temps, de corriger, supprimer même des textes qu’ils n’ont pas rédigés eux-mêmes. Ces outils ne peuvent donc pas s’utiliser pour toutes les situations et je dirai même avec tout le monde.
- (3) il s’agit du groupe de mots permettant de donner le sens correspondant à l’intention de son auteur. L’unité minimale de sens peut être constituée de quelques mots à quelques phrases.
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